La Gestion Electronique de Documents (GED)

Vous avez des montagnes et des montagnes de données, et vous voulez qu'elles soient regroupées sur un support informatique afin, d'une part, qu'elles prennent moins de place (si elles sont sur un support papier, par exemple) et soient plus facilement accessibles (que ce soit pour vous - accéder rapidement à une donnée - ou pour d'autres personnes - partage des données). Bienvenue dans le monde de la gestion électronique de documents.

Une GED est un système qui permet d'automatiser certaines tâches afin de fluidifier l'information. Fluidifier l'information permet à cette dernière de circuler beaucoup plus rapidement entre le moment où elle apparaît et celui où elle est traitée. Au final, il y a un gain de temps tout à fait notable et donc une compétitivité accrue.

Derrière ce concept se cache ce que l'on appelle le traitement automatique de l'information. Le traitement automatique de l'information appartient à ce vaste domaine que l'on appelle la veille (ou intelligence, si on reprend le terme anglo-saxon), qu'elle soit stratégique, économique ou technologique, qui permet de faire de la prospective, i.e. étudier un concept dans un certain lapse de temps afin d'en prévoir et d'en anticiper les conséquences.

Une GED demande d'abord à être pensée, il faut ainsi utiliser une méthodologie prenant en compte tous les aspects des différents traitement à réaliser, ceci, d'une part, pour ne pas oublier quelque chose en route, et d'autre part afin de rendre le système le plus souple possible pour qu'il puisse traiter par la suite d'autres tâches auxquelles on n'avait pas penser dans un premier temps (de nouveaux types d'informations à traiter, de nouvelles technologies informatiques à utiliser, ...). Il faut donc concevoir un système perfectible et non cloisonné.

Même si les technologies du traitement de l'information évoluent très rapidement, les concepts fondamentaux n'ont pas changé. Les changements viennent de nouveaux processus d'automatisation (nouveaux matériels, nouveaux langages, ..) et de nouveaux types de codage (nouveaux types de format, ...), mais assez rarement de nouveaux concepts radicalement différents des anciens (on parle communément d'avancée - par exemple en programmation, l'avancée entre les langages "simples" et ceux orientés objets - plus que de révolution).

Ces indications touchent aux côtés techniques, il est bien entendu qu'il faut avoir pensé au budget, au temps et aux personnels qui pourront travailler sur ce projet. Des unes découlent les autres. Donc, un bon crayon et du papier est tout de même nécessaire.

Les 3 étapes de la conception d'une GED

La première chose à prendre en compte sont les données que l'on a en entrée, vient ensuite leur traitement et enfin les données telle qu'elles doivent se présenter en sortie.

I - Les données en entrée

En règle générale, ces données sont assez disparates. Elles peuvent être sous forme papier, sous forme magnétique ou numérique (bande vidéo, audio, disquettes, CD-ROM, ...).

Lorsqu'elles sont sur un support papier, il faut les mettre sur un support informatique. Pour cela, soit on les tape - mais cela demande énormément de temps et de personnels, soit on les scanne - dans ce cas, il faut que le support papier soit "propre" afin que l'on ne passe pas plus de temps à corriger le document scanné qu'on en mettrait à le taper.

Les sons comme les images, si ils ne sont pas numérisés, doivent subir le même traitement.

On doit donc disposer :

• de bons scanners (plusieurs personnes travaillent en général en même temps sur cela, se répartissant les différents documents, puis, par la suite, pour tout nouveau document, il convient de savoir qui traite quoi);
• d'un bon OCR - logiciel de reconnaissance optique : on achète un logiciel puis on demande une license multiposte; je ne conseille pas d'acheter différents logiciels (chaque logiciel ayant ses points forts et ses points faibles) car on se trouvera avec différents formats de données, ce qui peut amener des problèmes de compatibilité;
• de logiciels de traitement du son / de l'image.

Ce travail est celui qui prend le plus de temps et est le plus rébarbatif, il convient donc de penser à vite l'automatiser et à le rendre le plus simple possible pour que n'importe qui puisse le faire.

Si vos données sont sur des supports informatiques, il faut noter quels sont les formats utilisés :

• format concernant le type de machine (PC, Mac, stations de travail (Unix)). Si vos données sont sur différents types de machines, je vous conseille de choisir un type de base et de tout convertir dans ce type. Il existe en freeware des logiciels qui permettent de convertir des fichiers Mac en PC et inversement;
• pour les PC, ont-ils été saisis sous l'environnement DOS ou Windows;
• format concernant le logiciel sur lequel ils ont été saisis (Word, Acrobat, Access, Fox Pro, Excel, Visio,...) et donc leur extension (doc, html, txt, pdf, ps, rtf, ...).

Ce travail demande à être fait de façon exhaustive, il en va par la suite de la compatibilité des formats entre eux. Si cela a bien été fait, peu de problèmes pour traiter les données apparaîtront, dans le cas contraire, il faut s'attendre à quelques surprises assez difficiles à détecter.

Une fois que tout est sur support informatique et que tous les formats de vos fichiers ont été répertoriés, il vous faut décider d'un format unique (un format unique pour les fichiers textes, un pour les fichiers images, un pour les fichiers sons, ...) et donc d'un processus de conversion des différents formats sources vers ce format cible. Pour cela, on programme une moulinette, un petit programme qui prend en entrée n'importe quel fichier et le convertit en un format donné. Ce processus est certaines fois fait par le logiciel de traitement de l'information, voire il faut un certain type de format pour ce logiciel, cependant, de nouveaux formats apparaîssent (du html on passe au xml). Afin de ne pas être tributaire du logiciel de traitement, et donc de son évolution, mais aussi de la société, en lui demandant de créer des modules spécifiques pour traiter telle information particulière, mieux vaut y réfléchir et le faire en interne.

II - Le traitement

Deux possibilités s'offrent à vous : acheter un logiciel qui intègre tous les processus de traitement ou acheter différents logiciels traitant les différents processus de traitement.

Le premier cas vous permet d'avoir clé en main un logiciel que vous pourrez utiliser le jour même et qui ne demandera pas de développement en interne (si ce n'est pour l'ergonomie). C'est la solution la plus pratique, elle demande d'avoir bien réfléchi avant à tout ce qui doit être traité et d'avoir fait une étude de marché solide.

Le second cas vous permet une plus grande souplesse, mais vous oblige à développer en interne des programmes afin de faire communiquer entre eux les différents programmes (les sorties de l'un correspondent aux entrées du suivant). Cela demande d'avoir conçu une plate-forme au sein de laquelle il faut intégrer les outils. Il faut plus de temps que dans le premier cas, mais selon vos besoins, vous pourrez faire évoluer la plate-forme en intégrant de nouveaux outils.

Quelle que soit la solution que vous choisissez, il faut que le traitement :

• réalise des bases de données : stocke les différentes type de données (textes, images, sons, ...). On parle aussi d'intégration. C'est l'un des processus les plus long et celui qui prend le plus des ressources machine (au sens où il vaut mieux faire ça le soir plutôt qu'en pleine journée, à moins de vouloir contrôler le processus en cas de plantage);
• réalise l'indexation : ce processus est en général lié à la réalisation des bases. Il consiste à prendre certains champs des fichiers (auteur, date, source, plein-texte, ..) et à indexer les mots non-vides de sens (on ne traite pas les mots outils (articles, ..));
• aide à la création de dictionnaires : c'est le processus le plus long, voire le plus complexe. Chaque logiciel à sa propre formalisation linguistique, qui souvent est loin d'être simple et peut préter à confusion. Il est conseiller de créer autant de dictionnaires qu'il y a de thèmes traités, et non de faire un énorme dictionnaire, et que chaque entrée (mot) soit monosème (le mot n'a qu'un seul sens) et non-redondant (éviter les synonimes, sauf contextuels);
• interroge les bases constitutées : quelle analyse est effectuée sur la requête? Y-a-t-il un traitement sémantique ou juste une recherche d'occurence? Peut-on poser sa requête en langage naturel ou avec des opérateurs booléens? L'interrogation est-elle tributaire d'un autre logiciel (SQL par exemple)?
• aide à la gestion des bases : un informaticien s'occupe de cette tâche. Cela consiste à donner des droits d'accés aux bases; à vérifier que 2 personnes ne travaillent pas en même sur une base au risque que l'un écrase le travail de l'autre; la capacité des ordinateurs (place sur le disque dur, processus lancés en mémoire, plantage, ...).

  III - Les données en sortie

Une GED permet d'accéder rapidement à une information, en générale, en posant une requête. Comment doivent se présenter les informations? Doivent-elles toute avoir le même formatage (affichage)? Si c'est la cas, il faut définir une norme (le titre en haut de la page, taille des caractères 12, souligné, gras; puis nom de l'auteur en italique; puis la source; la date; le texte; ...). Il faut donc pensé à l'ergonomie, i.e. à la présentation mais aussi à la navigation au sein des pages.

Il faut donc concevoir (selon les cas) :

• une page de présentation;
• une fenêtre d'interrogation : quels sont les champs qui doivent apparaître; quelle type de question peut-on formuler; ...
• une fenêtre de visualisation des résultats : affiche-t-on directement les résultats; justes les titres; les titres et le début du texte; ...

Ces indications sont loin d'être exhaustives, mais ce sont les principales auxquelles il faut réfléchir. Elles dépendent, pour la partie résultat, des logiciels utilisés.

Certains logiciels intègrent la création des pages d'interrogation, de consultation. Mais dans beaucoup de cas, il faut les écrire soi-même.

Dernières remarques

En plus du coût du logiciel, vient s'ajouter celui d'une formation effectuée par la société qui a conçu le produit. Ces formations durent plusieurs jours, dispersés sur plusieurs semaines, ainsi, d'une semaine à l'autre les personnes peuvent poser des questions sur des points encore obscures. Il est plutôt conseillé d'effectuer ces formations une fois que les personnes qui devront faire fonctionner la GED connaîtront un peu ce / ces logiciels pour ainsi qu'ils aient des questions précises et surtout, qu'ils connaîssent un peu les traitements réalisés par le produit. Dans le cas contraire, ils risquent de passer à côté d'informations dont ils ne mesureront pas la pertinence.

Après ces aspects techniques orientés GED pour choisir quel système (au sens large) utilisé, il faut savoir à quoi va servir cette GED.

Le système est-il ouvert ou fermé?

Un système ouvert est un système dont on définit la structure de base en se souciant peu de son contenu, on peut y mettre autant de choses que l'on désire. Au niveau de l'utilisation, il est ouvert à tout le monde. C'est la conception de l'Internet.

Un système fermé a une structure au sein de laquelle on peut rajouter de nouvelles informations mais sur des thèmes déjà pré-établis. Son accés est limité à certains utilisateurs (droit d'accés par mot de passe). C'est la conception d'un Intranet.

Ces deux types systèmes sont plus complémentaires qu'opposés. On peut, par exemple, constituer une GED contenant des informations ouvertes et d'autres fermées (dans le cas d'une grande société où chaque département est cloisonné de telle façon qu'un expert ne cherche pas à connaître ce que fait un autre, même si ils ont quelques connaissances communes qu'ils peuvent partager).

Se grèffe sur cela les problèmes de sécurité. Sécurité au niveau du système, contre le piratage, mais aussi au niveau de l'information, une fuite. Ces aspects ne dépendent pas tant de la GED que du réseau utilisé.

Quelques indications de logiciels

• Livres :
  • Technologie de la GED - technique et management des documents électroniques, Gérard Dupoirier
  • Intranet : le réseau des entreprises, Victor Sandoval
• Site d'information :
  • APROGED : Association des Professionnels de la GED
  • ingénierie linguistique
  • metanews.net : knowledge management
  • Ressources en traitement et analyse des textes et images